Transpordiameti Meremeeste Infosüsteem pakub võimalust taotleda ja näha dokumente läbi e-teeninduskeskkonna
Meremeeste Infosüsteem võimaldab meremeestel näha ja taotleda läbi e-keskkonna meresõiduks vajalikke dokumente, mida seni sai teha vaid paberkandjal Transpordiameti büroos kohapeal. Süsteem informeerib vajaminevatest alusdokumentidest, võimaldab meremehel lisada kõik vajalikud andmed ja edastada taotluse ametnikele menetlemiseks.
21 000+
1000+
Transpordiametil (endine Veeteede Amet) oli varasemalt loodud Meremeeste Register, mis oli diplomeerimisosakonna ametnike põhiliseks töövahendiks ja kattis ära esmavajadused meremeeste dokumentide hoiustamiseks ning uute dokumentide lisamiseks. Olemasolev süsteem aga ei võimaldanud meremeestel endil oma dokumentidele ligi pääseda ning kogu meremeeste dokumentide taotlemise protsess käis kohapeal büroos ametnike kaudu.
Eesmärk oli protsesse automatiseerida, taaskasutada meremeeste andmeid pärides neid teistest registritest ning seeläbi ka ametnike koormust vähendada. Tagada meremeestele ülevaade enda dokumentidest ning taotleda uusi dokumente, anda ametnikele võimalus luua erinevate nõuetega taotluse protsesse ning välistele osapooltele võimaluse sisestada süsteemi merendusalaseid dokumente ja andmeid ilma üleliigse paberimajanduseta. Lisaks oli soov andmeid rist-kasutada erinevatest Eesti registritest (Rahvastikuregister, isikut tõendavate dokumentide register, EHIS).
Projekt algas detailanalüüsiga, mille raames kaardistati detailselt nõuded ja vajadused ning pandi paika täpne arendusskoop. Analüüsi kaasati palju erinevaid osapooli, kes süsteemi kasutama hakkavad, sh õppeasutuste esindajad, arstid, väliste liidestuste esindajad ja paljud teised. Lisaks tuli kaardistada olemasoleva süsteemi andmete kvaliteet ning mõelda migratsioonilahendus, mille kaudu olemasolevad puudulikke koosseisuga andmed üle tuua uude süsteemi. Analüüsi tulemusena valmisid detailsed kasutuslood kogu süsteemi funktsionaalsusest, mis olid sisendiks arendusele.
Paralleelselt analüüsiga valmis klikatav kasutajaliidese prototüüp, mille raames pandi paika loodava süsteemi paigutus, kujundus kui ka üldine kasutusvoog. Prototüüp sai loodud nii desktop- kui mobiilivaatele.
Süsteem on liidestatud üle X-tee Rahvastikuregistriga, Isikut tõendavate dokumentide registriga, Eesti Hariduse Infosüsteemiga, TARA-ga ning Andmejälgijaga. Üle X-tee on võimaldatud päringute tegemine ka teises suunas, meremeeste infosüsteemi. Süsteemis on võimalik pärida meremehega seotud kehtivaid pädevustunnistusi ja kinnituslehti (Transpordiameti poolt väljastatavad dokumendid) ning meremehe sobivust merel töötamiseks. Lisaks on süsteemis võimalik sooritada avalik dokumendi kehtivuse päring pädevustunnistuse, kinnituslehe ning meremehe tervisetõendi kohta, selleks et ennetada võltsingute levimist ning saaks füüsilise dokumendi andmeid kontrollida süsteemist.
Projekti lõpptulemusena valmis kaasaaegne ja kasutajasõbralik iseteeninduskeskkond, mis võimaldab meremeestel taotleda uusi dokumente (kinnituslehed ja pädevustunnistused), saada ülevaade enda olemasolevatest pädevustunnistustest, kinnituslehtedest, tervisetõenditest, praktikatest, koolitustest ning merendusalase hariduse andmetest. Lisaks on võimalik jagada enda valitud dokumente osapooltega, kel süsteemis konto puudub.
Transpordiameti ametnike jaoks muudab valminud süsteem menetlusprotsessi oluliselt kergemini jälgitavaks. Süsteemis on kaheastmeline menetlusprotsess erinevate privileegidega ametnike jaoks. Menetlusprotsess hõlmab taotluse nõuete menetlemist ning seejärel väljastatava dokumendi allkirjastamist ja väljastamist. Ametnik saab suhelda meremehega läbi taotluse ning lasta vajadusel teha täiendusi ning parandusi. Varasemalt tegi ametnik meremehe eest dokumentide sisestamist, uue dokumendi taotlemist ja sellega kaasnevaid tegevusi. Seega ametnike koormus väheneb uue süsteemi kasutuselevõtuga.
Süsteemi administraator saab luua iga dokumendi jaoks erinevate nõuete koosseisuga taotluse malli. Taotluse malli loomisel on võimalik defineerida erinevaid isikuandmete, koolituste, pädevustunnistuste, tervisetõendite, praktikate ja palju teisi nõudeid. Selline paindlikkus võimaldab süsteemist tulevikus vajadusel väljastada mistahes dokumente.
Süsteemis on olulisteks osapoolteks ka toetavad rollid väljaspool Transpordiametit. Arstidele on võimaldatud ülevaade ning tervisetõendite sisestamine süsteemi. Lisaks loodi meremeeste tervisetõendite ühtse süsteemi puudumise tõttu ka tervisetõendi kehtivuse kontrolli võimalus. Mehitusteenuse pakkujal, kaptenil ning reederil on võimalik süsteemi sisestada praktikaid, kinnitada meremehe sisestatud praktikaid ning saada ülevaade praktikatest. Mereõppeasutuse esindajal on võimalik meremehele sisestada koolituste tulemusi ning teha ka mass-sisestusi eksami protokolli alusel. Sellega kaob ära palju paberitööd kuna andmed saab sisestada otse põhisüsteemi.
Projekt kestis kokku 11 kuud ja lühikese ajaga valmis väga mahukas ning paindlik e-teeninduskeskkond, mis hoiab kokku nii ametnike kui ka meremeeste aega ning kuhu koondub ülevaatlik meremehe merendusalane portfoolio. Süsteem on kasutusel alates 01.11.2021 ja kättesaadaval aadressilt https://meremees.transpordiamet.ee/
Transpordiamet sai 2018 aastal hea uudise osaliseks, kui EMKF struktuuritoetuste fond otsustas toetada uue meremeeste infosüsteemi loomist arvestatava summaga.
Senimaani olid meremehed (laevapereliikmed) sunnitud oma erinevate dokumentide taotlemiseks tulema Transpordiameti büroosse. Mis muutis asja veelgi nukramaks oli see, et büroosse pidi tulema vähemalt kahel korral - üks kord taotluse esitamiseks ning teisel korral väljastatava dokumendi kättesaamiseks. Liialdamata oli ühe dokumendi taotlemiseks tehtav asjatu ajakulu vähemalt 60 minutit. Arvestades, et iga-aastaselt menetletakse diplomeerimise osakonnas üle 1000 dokumendi, siis mugavama taotluse võimaluse loomine meremeestele oli üks ametkonna suuri eesmärke. Isikuandmete töötlemise määrus (GDPR) ning ka riigis kehtivad andmete taaskasutamise põhimõtted suunasid Veeteede Ametit looma kaasaegset iseteeninduse keskkonda. Lisaks meremeestele oli huvilisi andmete taaskasutamise vastu teisigi, nagu näiteks mehitusettevõtted. Kõike seda arvesse võttes sai käivitatud projekt uue Meremeeste infosüsteemi loomiseks, kus on integreeritud kaasaegse infoühiskonna võimalused ning merenduse konservatiivsed vajadused.
2019 aasta lõpus sai läbi viidud rahvusvaheline riigihange, mille parimaks pakkujaks osutus AgileWorks AS.
Enne võitja selgumist olin ettevõttest kuulnud vaid kodulehe põhjal ning lepingusse minek oli seotud erinevate kahtlustega. Kuid lootust süvendas eeldus, et ilma põhjuseta ehk sellist ettevõtte nime ei valita, milles sisaldub sõna "Agile"- oli ju meiegi, Tellija, eeldus selles projektis, et pakkuja tuleb eesmärki saavutama just agiilseid põhimõtteid kasutades.
Agiilsed põhimõtted avalikus sektoris on juba viimased 10 aastat olnud eelistatud suund, kuid paraku sageli lepingu täitmise ajal nende põhimõtete järgimise pole õnnestunud. Siinkohal ruttaksin sündmustest ette ning ütleksin kohe, et lepingupartner kannab selgelt oma nime välja ning teeb asju agiilselt isegi siis, kui Tellija on kinni oma vanades harjumustes.
Projekti realiseerimiseks jääv ajaline aken oli tulenevalt rahastaja projektitingimustest suhteliselt kitsas ning kogu projekti realiseerimiseks töövõtulepingu sõlmimisest jäi sisuliselt 11 kuud. Selle ajaga pidi lepingupartner AgileWorks ära tegema detailanalüüsi koos visuaalse disaini ning süsteemi arendustega. Keerukust lisas ka tõsiasi, et arendaja ülesanne oli ette valmistada vana süsteemi andmete migratsioon uude infosüsteemi. Keerukaid väljakutseid projektis jätkus, alustades dokumendipõhise ametnike süsteemi muutmisest andme-ja sündmuspõhiseks rakenduseks ning lõpetades koostööpartnerite äriprotsesside realiseerimise rakenduse kasutajavormidel.
Analüüsi etapp möödus väga töiselt ning kohati ka pingeliselt, sest agiilne arendusprotsess ei ole päris omane avaliku halduse spetsialistidele ning kui arvestada ka fikseeritud eelarvet, siis potentsiaalsed konflikti kohad on juba eos sisse programmeeritud. Suurim väljakutse oli panna ametnikud asju ette kujutama tuleviku vaates ning lahti laskma olemasolevatest protsessidest.
Kõige kiuste hakkas peaaegu kohe tekkima analüüsile järgi kasutajavaateid ning fikseeritud sai äriprotsessi põhivoog. Kõrgetele eesmärkidele lisaks pingestas olukorda ka ülemaailmne covid-19 pandeemia, mis viis sisuliselt koostöö koheselt virtuaalmaailma ning seeläbi muutis kommunikatsiooni oluliselt raskemaks.
Arendaja omapoolsetest pingutustes ja Tellija koostöövalmidusest piisas, et projekt oma seatud eesmärgid saavutaks.
Loodud lahendus ei ole mitte ainult Eesti töökultuuri muutev, vaid julgelt võib väita, et ka Euroopa tasemel suunanäitaja. 2021 aasta teises kvartalis on EMSA alustanud samuti meremeeste diplomeerimise digitaliseerimise algatusega, kus Eesti lahendus kindlasti on heaks eeskujuks.
Partneri osas võib vaid öelda kiidusõnu, sest vaatamata aeglastele vastustele Tellija poolelt AgileWorks jätkas toimetamist agiilsel viisil. Aitähh meeldiva koostöö ning hea tulemuse eest!
Projekt pakkus väljakutseid nii rohkete osapoolte kui ka lühikese ajaga mahukate eesmärkide täitmise tõttu. Lisaks oli covid-19 pandeemia tõttu olukord uus nii tiimiliikmetele kui ka kliendipoolsele töörühmale kuna projekt sai alguse koroona tippajal, kodukontorites.
Koostöö kliendiga oli hea ning kliendi paindlikkus ja huvi projekti õnnestumise vastu võimaldas leida parimad lahendused eesmärkide täitmiseks. Keeruliseks tegi projekti ajalooliste ning puudulike andmete migratsiooni tõttu seatud piirangud, kuid needki probleemid saime tänu koostööle lahendatud.
Vaatamata pandeemiale ning suuremahulisele projektile mida teostasime äärmiselt lühikese ajaga sai valmis väga paindlik iseteeninduskeskkond mida saaks laiendada ka teistesse valdkondadesse kuna võimaldab defineerida eriilmelisi nõudeid erinevate dokumentide taotlustele.
Loe lähemalt, kuidas meie lahendused on toonud edu
